On imagine souvent que pour organiser un événement écoresponsable, il faut disposer d’un budget important : l’écoresponsabilité, croit-on, engendre des frais supplémentaires qu’il peut être difficile d’assumer. Pourtant, rien n’est plus faux : lorsqu’il est bien planifié, un événement écoresponsable peut non seulement ne pas coûter plus cher qu’un événement classique, mais peut aussi permettre de faire des économies considérables, et ce, à différents niveaux.
Comment y parvenir?
La clé des économies, lorsqu’il s’agit d’inclure les principes de consommation responsable à l’organisation d’un événement, réside dans la bonne planification. En effet, c’est en tenant compte de l’écoresponsabilité et de ses principes dès le début du montage budgétaire qu’il deviendra possible pour l’organisateur de réduire les impacts négatifs de son événement tout en évitant des frais supplémentaires, et même en effectuant d’importantes économies. On peut parvenir à de telles économies en s’inspirant, par exemple, de la technique des 3R-V en gestion des matières résiduelles : en appliquant les principes de réduction à la source et de réemploi à chacun des postes de dépenses, on réduira de façon significative à la fois les coûts liés à un événement et ses impacts sur l’environnement.
Concrètement
Le planificateur peut réduire ses dépenses (et son impact sur l’environnement) à la source, en se posant les questions suivantes : ai-je vraiment besoin de ce produit ou de ce service? Est-il possible de louer plutôt que d’acheter? Existe-t-il une version réutilisable du produit dont j’ai besoin?
Lors d'un événement de 1500 participants, l’application de cette simple mesure pourrait permettre les économies suivantes[1] :
· 3 900 $ en privilégiant les inscriptions en ligne aux envois postaux
· 11 700 $ en évitant de fournir des sacs aux participants
· 1 950 $ en évitant de fournir un cahier de participant de 15 pages
· 12 187 $ en remplaçant les bouteilles de plastique par des pichets d’eau
· 975 $ en réutilisant des cocardes
· 30 000 $ en évitant de fournir une navette par le choix d’un lieu près de l’hébergement des participants
Le total des économies : 60 712 $ !
Couvrir les frais supplémentaires
À la suite de cet exercice, il peut arriver que certains coûts demeurent plus élevés pour un événement écoresponsable que pour un événement classique; on pense surtout aux frais liés au traiteur, les autres frais ayant tendance à être moins élevés lors d’un événement écoresponsable que lors d’un événement classique. Pour amortir ces dépenses supplémentaires, il est possible pour le planificateur de procéder à la recherche de commanditaires qui voudront s’identifier comme ayant participé à faire de l’événement un événement « vert ». Dans ce cas, l’ajout d’une catégorie « écoresponsabilité » au plan de commandite permettra de couvrir les frais engendrés par le volet responsable de l’évènement.
Marie-Claude Dufour
[1] MPI, May 2003, Volume 23, Number 5, The Meeting Professional, article written by Amy Spatrisano, CMP and Nancy Wilson, CMP
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